Au sein de toute entreprise, une bonne organisation des espaces de travail permet d’optimiser les performances des salariés. Lorsque les espaces de travail ne sont pas bien gérés, ces derniers peuvent passer des heures à chercher des documents clés, perdre leur concentration, se fatiguer plus vite et subir du stress ou de l’anxiété.
Puisque ces différents éléments ne sont pas de nature à favoriser la productivité des collaborateurs, les entreprises doivent s’assurer de bien gérer leurs espaces de travail. Cependant, la gestion des espaces de travail au sein d’une organisation n’est pas une tâche à prendre à la légère.
Elle peut être assez difficile à réaliser surtout au sein des entreprises disposant d’un effectif important d’employés. Pour réussir à gérer les espaces de travail de son organisation, il est important de savoir comment s’y prendre.
Analysez l’utilisation actuelle des espaces de travail de l’entreprise
Par rapport au nombre de personnes autorisées, il faut ensuite chercher à savoir s’il y a plus ou moins de personnes effectivement sur les lieux. Une fois que ces données sont connues, essayez de partager de manière équitable les places disponibles entre tous les collaborateurs. À cet effet, l’utilisation d’une solution logicielle de gestion d’espaces de travail comme SHARVY est vivement recommandée.
Il est aussi très important d’observer la manière dont les différentes zones aménagées dans votre cadre de travail sont occupées par vos salariés. L’idée, c’est de chercher à savoir si ces derniers utilisent davantage les salles de collaboration, les bureaux individuels ou les aires prévues pour la détente.
À titre d’illustration, si les collaborateurs préfèrent travailler sur des canapés au lieu de profiter d’une table adéquate, il est important de leur demander pourquoi. Il se peut que ce type d’espace soit plus adapté pour vos employés que les bureaux individuels équipés d’un simple bureau et d’une chaise.
Tenez compte des besoins spécifiques des collaborateurs
La manière dont vous utilisez votre cadre de travail ne dépend pas uniquement de votre domaine d’activité. Elle dépend aussi du type d’environnement favorisant la productivité de vos collaborateurs.
Dans le cadre de la gestion de vos espaces de travail, assurez-vous donc de bien connaître les besoins des membres de votre équipe. Pour cela, vous devrez nécessairement recueillir leurs avis.
Commencez cette démarche en leur faisant part de votre intention de transformer votre cadre de travail en un aménagement plus productif et plus agréable pour eux. Une fois que cela est fait, passez à la collecte d’avis.
Dans les faits, il est possible de recueillir les avis des membres de son équipe de travail de différentes façons. Afin de connaître leurs besoins réels, vous pouvez leur demander directement ce qu’ils pensent de l’utilisation actuelle des espaces de travail et ce qui, selon eux, fait défaut. À défaut, vous pouvez tout simplement leur envoyer des questionnaires en ligne.
Peu importe le moyen de collecte choisi, assurez-vous de questionner vos collaborateurs sur le type ou la forme d’espace de travail qu’ils préfèrent. Pour plus de détails, n’hésitez pas à leur demander le niveau d’intimité qui leur convient pour une meilleure concentration et les outils dont ils ont besoin.
En procédant de la sorte, vous pourrez cerner plus facilement les attentes réelles des membres de votre équipe et avoir une idée des ajustements à réaliser dans le cadre de travail. À titre d’exemple, si vos collaborateurs préfèrent travailler dans le calme et la tranquillité, prévoyez pour eux des cadres de travail isolés.
Autrement, optez pour l’aménagement d’espaces propices au travail en commun. De cette manière, vous montrez aux membres de votre équipe que vous tenez à leur bien-être.
Délimitez les espaces de travail au sein de l’organisation
Une fois que vous avez clairement identifié les besoins de vos collaborateurs, passez au reformatage des espaces de travail. Cette étape a essentiellement pour objectif d’optimiser vos espaces de travail afin qu’ils soient pratiques, fonctionnels et surtout agréables pour les membres de votre équipe.
Pour ce faire, assurez-vous au préalable de créer et de délimiter les différents espaces correspondant aux besoins des collaborateurs. Il s’agit notamment :
- des espaces individuels ;
- des espaces partagés ;
- des espaces de réunion ;
- et des espaces de détente.
Ces différents espaces sont à aménager en fonction des besoins réels des salariés et de l’entreprise.
Les espaces individuels
Les espaces ou bureaux individuels sont destinés aux employés qui se sentent mieux dans ce type de cadre. Pour améliorer la productivité de vos collaborateurs, il convient d’équiper ces milieux avec un certain nombre d’équipements de base. Il s’agit entre autres des luminaires, des mobiliers de bureau et de rangement ainsi que de l’accès à une connexion internet de qualité.
Les espaces partagés
L’apparition des nouvelles méthodes de travail a conduit les entreprises à s’adapter en intégrant de nouvelles normes afin de rendre plus flexibles et conviviaux leurs cadres de travail.
Cette mutation se traduit par exemple par l’aménagement de bureaux dans un espace ouvert et sans cloisons (espace de travail partagé ou collectif). Faciles à aménager, les espaces de travail partagé ou collectif nécessitent moins d’équipements et facilitent les interactions entre les collaborateurs.
Les espaces de réunion et de détente
Pour les espaces de réunion, leur aménagement va dépendre de critères tels que la surface totale du cadre, le nombre maximum de personnes à accueillir et l’espace personnel des salariés. Les espaces de réunion doivent être dotés de mobilier de réunion de qualité ainsi que d’outils de travail adaptés.
Quant aux espaces de détente, ils permettent aux collaborateurs de se reposer, de prendre une pause après un moment de stress, de discuter et de tisser des liens entre eux. Aménagez-les donc au mieux.
Vous pouvez par exemple doter ces espaces avec du mobilier adéquat (canapés, tables basses) et mettre à la disposition de vos équipes des boissons chaudes ou rafraichissantes. Vous pouvez aussi y installer un coin ludique afin de permettre aux salariés d’échanger et de développer l’esprit d’équipe.
Assurez l’accessibilité des différents équipements se trouvant dans les zones de travail
L’idée, c’est de mettre à la disposition de chaque zone de travail des outils de qualité et d’établir des règles claires pour leur utilisation. Ces équipements doivent être bien entretenus et régulièrement mis à jour. Ainsi, les collaborateurs pourront travailler plus efficacement et seront plus productifs.
Par ailleurs, il peut être intéressant d’ajouter des outils de travail à distance dans votre cadre de travail pour les situations d’invalidité temporaire ou les périodes de travail à domicile. Pour permettre à vos collaborateurs de communiquer avec les employés d’une entreprise étrangère, pensez à installer des outils de vidéoconférence.
Pour finir, n’oubliez pas de disposer d’une assistance technique afin d’assurer le bon fonctionnement des différents outils mis à la disposition de votre équipe. Mettez donc en place une petite équipe d’aide informatique. Elle sera aussi chargée de répondre aux préoccupations des salariés et de les former.
Attribuez des places aux collaborateurs dans les espaces de travail
L’attribution d’une place précise à chaque salarié est essentielle en ce sens que cela permet d’éviter les conflits matinaux qui surviennent lorsqu’un employé occupe sans le savoir l’espace d’un collègue. Si pour une raison ou pour une autre, vous ne souhaitez pas procéder de la sorte, mettez en place un moyen pratique pour éviter les conflits liés à l’occupation des postes de travail.
Vous pouvez par exemple opter pour la réservation de places en créant une plateforme de réservation accessible à tous les collaborateurs. Si vous optez pour cette solution, établissez des règles de réservation claires.
Faites attention à la communication entre les collaborateurs
Pour éviter les différends entre les salariés qui cohabiteront au sein de vos espaces de travail, incitez-les à interagir entre eux. Pour cela, il est indispensable d’aménager au sein de vos espaces une salle de détente commune ainsi que des salles de réunion. Ces espaces sont propices aux échanges entre les salariés et facilitent la cohabitation entre ceux-ci. Cependant, il ne suffit pas d’aménager des espaces de rencontre pour les collaborateurs. Il faut les encourager à échanger sur leurs connaissances et à apprendre à mieux se connaître afin qu’ils créent des liens et nouent de bonnes relations de travail.
Mettez en place des règles pour l’entretien des espaces de travail
La propreté des espaces de travail est un point à ne pas négliger au sein de toute entreprise. En général, la propreté des locaux d’une entreprise est assurée par une équipe d’agents d’entretien professionnels.
Cependant, n’hésitez pas à sensibiliser et à responsabiliser vos collaborateurs pour qu’ils contribuent eux aussi à la propreté du cadre de travail. Pour ce faire, définissez un certain nombre de protocoles d’entretien efficaces. Vous pouvez par exemple recommander aux salariés de jeter systématiquement les emballages alimentaires ou les interdire au sein du cadre de travail.
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