Si une facture (créancier/fournisseur/prestations) ne remplit pas les critères formels de facturation (TVA), l’impôt préalable ne peut pas être déduit. Il est donc recommandé de toujours demander aux prestataires de services (fournisseurs) une facture correcte.

En règle générale, une facture doit contenir les éléments suivants:

• Nom et adresse du fournisseur ainsi que son Numéro de TVA. Depuis le 1er janvier 2014, il s’agit du numéro d’identification des entreprises (IDE) avec l’ajout de la TVA;
• Nom et adresse du destinataire (pour des tickets de caisse dépassant CHF 400, état 2012);
• Date de livraison (si elle n’est pas identique à celle de la facture);
• Description précise du bien ou du service;
• Prix (contre-prestation) de la livraison ou du service;
• Taux de TVA appliqué (par ex. « 7,7% de TVA en sus »);
• Signature (voir les notes explicatives dans le paragraphe suivant).

Signature électronique facultative

Pour une entreprise, il est essentiel de pouvoir prouver l’authenticité et l’intégrité des données qui sont transmises et conservées sur papier ou sous forme électronique. Cela concerne notamment les documents qui ont une incidence sur la déduction de l’impôt préalable ou sur la perception ou le recouvrement de l’impôt.

Pour les données électroniques, cette preuve peut notamment être apportée par la signature électronique des données. Cette signature offre la meilleure protection contre des modifications non identifiables. Toutefois, compte tenu du principe de la liberté des moyens de preuve, le respect du principe de régularité de la comptabilité prévu à l’art. 957a CO permet également d’établir l’authenticité et l’intégrité des données. La facture papier, la facture numérisée et la facture électronique ont la même force probante, car le principe de régularité de la comptabilité s’applique à toutes les formes de pièces comptables.